応募者との連絡にそのまま使えるメッセージテンプレート集・応募者に好かれるために必要な考え方

この記事を書いた人

藤村俊太郎

愛知県知多市出身。愛知県立明和高校→慶應義塾大学卒業。高卒採用・大卒採用・中途採用のプロフェッショナル。年間5000件以上の採用をマッチングさせる転職サービスの開発・運用を経験。自社採用部署における、新卒採用の立ち上げ・採用広報部署の立ち上げ・社員定着戦略/仕組みの構築を行う。採用戦略の構築とインハウス化が得意。

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採用選考では、面接の日程調整、合否通知、書類提出の案内など、応募者とのメッセージのやり取りが多く発生します。
これらのやり取りは、応募者の企業に対する印象に関わるので、気を抜くのは禁物。

応募者との連絡で、タイミングや文章が適切でない場合、応募者からの印象が悪くなってしまう...
担当者が複数名いる場合、対応の質にばらつきが出て、結果的に連絡に漏れが発生してしまう...
これらはよく聞く採用担当者の悩みです。

すぐに使えるテンプレートを用意しておくことで、適切なタイミングを逃さず、質の高いコミュニケーションを取ることができます。
また、担当者が複数名いても同質のコミュニケーションを取ることができるようになります。

結果的に、どの社員が連絡しても、応募者のモチベーションが高まり、志望度が高い状態で選考に進んでもらえる可能性が高まります。
本記事では、このような応募者対応ですぐに使えるメッセージテンプレートと、連絡のポイントについて詳しく解説します。

採用活動において、応募者との連絡は単なる情報伝達ではありません。
企業のイメージを左右し、優秀な人材を惹きつけるための重要な機会です。
応募者との連絡で担当者が意識すべきことを紹介します。

応募者は、全社員と会うことは基本的にありません。選考を通して接する社員から、社内の雰囲気をイメージするのです。
その中でも連絡を取り合う採用担当者は特別な存在。応募者と連絡を取る担当者は、企業の代表として見られています。
言葉遣いや対応には細心の注意を払う必要があります。

丁寧で迅速な連絡は、応募者に好印象を与え、企業への信頼感を高めます。
一方、連絡が遅れたり、不親切な対応をしてしまうと、応募者は企業に対してネガティブな印象を持つ可能性があります。

応募者は、選考に対して不安や緊張を感じているものです。
担当者は、応募者の気持ちに寄り添い、安心感を与えるような対応を心がけましょう。

応募者の状況を考慮し、柔軟な対応をします。
応募者の立場になって考え、知りたい情報や懸念点は、応募者への連絡を通して前もって整理し伝えられることがベストです。
レスポンスの早さ、伝達する情報の正確さ、応募者がとるべき行動が明示されているか。
これらを意識することで、応募者は選考に「安心感」を持って臨めます。

応募者への連絡は、応募者の入社意欲を高め、優秀な人材を確保するための機会になります。
連絡は機械的、定型的になりがちです。
だからこそ、応募者に「共感」し「安心感」を与えられる連絡の対応ができれば、他社に勝ることができるのです。

また、応募者への連絡が「応募者への魅力付け」にも関係していると担当者が意識することができれば、対応の質が変わってきます。
応募者を取りこぼしてしまうミスを、連絡では犯さないことが重要です。

それではさっそく、採用担当者による応募者への連絡について、採用フローの各フェーズに合わせたメッセージテンプレートとポイントをご紹介します。

メッセージテンプレートは、下の一般的な採用フローに沿って解説します。
自社の採用フローに合わせてご活用ください。

採用フローごとのメッセージテンプレート目次

カジュアル面談を採用フローに入れている方は上の文章例を参考にしてください。
応募者との連絡で基本になるのは、「いつ」「どこで」「どのように」「誰と」「何をするか」を明確に伝えること。
求職者が情報量の不足や曖昧さから不安を感じないようにします。

カジュアル面談についての詳細は下の記事で解説しています。
カジュアル面談の導入を検討されている方は是非ご確認ください。

求人サイトやスカウトを経由して求職者から応募があったら、まずは応募が正常に完了していることを求職者へ伝えることで、求職者の不安を解消します。
レスポンスが早いと、「一人ひとりの応募者に向き合っている会社」という印象を持ってもらえるようになります。
応募があったら24時間以内に受付メッセージを送ると良いでしょう。
遅くとも営業日で3日は過ぎないようにします。

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書類提出の連絡では、提出方法、期限を明確に伝えましょう。応募者のとるべき行動に迷いが起こらないようにします。
採用選考フローにおける、書類提出の位置づけと意味合いを応募者に理解してもらえると選考途中の離脱防止になります。
例文にあるように、選考の流れを初めに記載しておくのも良いでしょう。

応募書類の選考については、複数名の候補者がいる場合や、見るポイントが多い場合には結果の通知が即日できないケースがあります。
応募者としては提出した書類が適切に届いているかが不安な点です。
応募者に安心してもらい、「丁寧な対応」という印象を持ってもらうためにも、書類を受領したタイミングでメッセージを送るのが親切です。

また、結果通知にかかる日数の目安も記載することで、より応募者の不安を取り除くことができるでしょう。

書類選考での不採用は、面接をしているわけではないため、応募者にとっては「自分のことをまだ深く分かってもらえたわけではないのに...」と比較的会社に対してマイナスなイメージを抱きやすい状況です。
丁寧な文章を送るよう心がけましょう。

書類選考合格の場合には、合格の通知と併せて次回の選考についての調整を行います。
面接日程を設定する際は、企業側から具体的な候補日を3つほど提示しましょう。
候補日を提示することで、応募者は自身のスケジュールと照らし合わせやすく、スムーズに日程を決定できます。
候補日時は、時間帯も複数提示することで、より応募者の都合に合わせやすくなります。

また、提示した日時で都合が合わない場合の対応方法も明記しましょう。
具体的な指示を記載しておくと良いです。
対応方法を明記することで、応募者は安心して連絡でき、不要なやり取りを減らせます。

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応募受付の際と同様に、面接日の調整で応募者から返信があったら、なるべく早めに面接日の確定の連絡をしましょう。
応募者としても、回答した候補日は予定を入れられなくなりますので、何日も経ってからの応募者への返信は不誠実に感じられてしまうかも知れません。

面接予定日の前にはリマインドのメッセージを送ることをおすすめしています。
時間や日時の認識違いがあれば、この時点で気付くことができます。

また、おまけ程度ではありますが、リマインドメッセージに対して返信があるかどうかで、マメな方なのかを推測することができます。

応募者はあなたの会社に興味を持ってくれた方です。マイナスなイメージを持たれて終わってしまってはもったいないです。

不採用であっても、書類をよく確認したこと、使いまわしのようなメッセージではなく応募者と向き合ったということが感じられるようにすることがポイントです。

次回の面接の位置づけ、特徴を伝えると、応募者が知りたい情報の提供となり印象が良くなります。
また、会社によって注意事項があれば追記しましょう。

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内定通知のメッセージでは、内定承諾に向けて応募者の評価ポイントを伝え、いかに会社と応募者とが合っているかを感じ取ってもらえるようにします。

また、応募者に対応してもらいたいことを、期日付きで詳しく伝え、不明点のないようにしましょう。

残念ながら応募者から辞退の連絡があった際にも、丁寧に対応するよう心がけましょう。
返信をしなかったり、失礼な文言を返すなどすると、企業の印象を下げることにもなってしまいます。
何も言わず、連絡がとれなくなってしまう応募者は少なくありません。

そのような中、辞退の連絡をした応募者は誠実であると言えます。
応募者にとっても、申し訳なさを感じながらメッセージを送っています。
最後まで、良い関係性で終えることが大切です。

以上、各選考段階でのメッセージテンプレートの紹介と解説をいたしました。
次章からは応募者との連絡時に抑えておきたい考え方、ノウハウをご紹介します。

応募者対応をミスなくスピーディーに行うための鍵は、 事前準備にあります。
「いつまでに」「誰が」「何を」「どのように進めるのか」を事前に明確にしておくことで、 採用活動全体の効率化を図り、 応募者の選考に関する満足度を高めることができます。

事前準備のポイントは下の4つ。

スムーズな採用活動を行うためには、 採用担当者だけでなく、面接官など採用業務に関わる全員が、 採用活動の方向性、フロー、スケジュールを共有しておくことが重要です。

採用に関わる方針、取り組み、情報を図やテキストで整理し、関係者全員に事前に共有しましょう。

この情報整理ができていれば、関係者間での認識のズレを防ぎ、スムーズな選考プロセスを実現できます。
また、担当者の変更など、予期せぬ事態にも柔軟に対応することができるようになります。

応募者からのメール対応、選考案内の送信、 面接当日の受け入れなど、 各業務の担当者を明確化しておきましょう。
誰が、何を、どこまで担当するかが分かっていれば＿モレやダブりの発生を防げます。

また、担当者が不在の際に対応が滞ってしまうことを避けるため、 代理の担当者も決めておくことが重要です。
応募者への連絡の早さを、どのような状況でも実現できるように用意しておくのです。

選考ステップや合否結果に応じて、 応募者に案内する内容は異なります。
今回ご紹介したメッセージテンプレートを、自社の選考フローと採用手法に応じてカスタマイズし、事前に用意しておきましょう。
選考の流れに沿ってテンプレートのメッセージを送信していけば、連絡漏れを防ぐことができます。

また、担当者が複数名いる場合には、担当者間のバラつきがなくなります。
さらに、代理で担当する必要がある場合に、スムーズに進行することができるようになります。

選考結果や面接案内などを、 どのような手段で応募者に連絡するのかを事前に決めておきましょう。
担当者ごとに異なるメールアドレスを使用すると、情報の共有が難しくなり、連絡漏れが発生してしまいます。
電話での連絡は、応募者と繋がらない可能性が高く、対応コストがかかってしまいます。

連絡手段のおすすめは、 求人サイト上のメッセージ機能や、 社内メンバーが確認できる採用専用のメールアドレスです。

連絡頻度が多すぎると応募者に負担を与え、少なすぎると不安にさせてしまう可能性があります。
適切な連絡頻度を把握し、応募者との良好な関係を築きましょう。

1.選考段階ごとの適切な連絡タイミング

選考段階によって、適切な連絡頻度は異なります。
選考段階毎の連絡タイミングについて、目安は下記の通り。

＜書類選考前＞
応募受付の連絡：応募受付後、2営業日以内
書類選考結果の連絡：書類選考後、1週間以内

＜面接前＞
面接日程の連絡：面接日の1週間前
面接リマインドの連絡：面接日の前日

＜面接後＞
面接結果の連絡：面接後、3営業日以内
内定通知の連絡：内定決定後、2営業日以内

上記はあくまで目安であり、企業の状況や応募者の状況によって調整する必要があります。

2.連絡頻度を調整する際のポイント

連絡頻度を調整する際には、応募者が他の企業の選考も受けている場合は、こまめな連絡で自社への関心を高め続けられるようにします。
選考スケジュールがタイトな場合は、連絡頻度を高めてスピーディーに日程調整、選考の進行をできるようにしましょう。

メッセージでのやり取りは、些細なミスや配慮不足が、応募者の不安や不信感に繋がる可能性も。 
メッセージ送信前に確認すべき3つのポイントを解説します。

応募者への連絡では、言葉遣いや表現に細心の注意を払い、 誤解を招かないよう、丁寧で正確なコミュニケーションを心がけましょう。

2.体裁・構成： 読みやすく理解しやすい文章になっているか
体裁や構成を整えることで、 応募者が情報を読み取りやすくなり、 理解度を高めることができます。

3.内容： 応募者が必要とする情報を漏れなく伝える
応募者が必要とする情報を、 正確かつ分かりやすく伝えることが重要です。

以下の行為は、応募者に不快感や不信感を与え、企業のイメージを損なう可能性があるので避けるようにしましょう。

・連絡の遅延
連絡が遅れる場合は、必ず応募者に連絡します。
選考が遅れている場合は、その旨を伝え、いつ頃連絡できるかを伝えましょう。

・連絡が一方的
型通りの連絡だけをしておしまい、では応募者は「自分のことを考えてくれていない＝社員は大事にされないのではないか？」とマイナスなイメージを持たれてしまいます。
応募者からの質問があれば回答し、応募者の立場に立って考え、選考に関する不安や懸念点はなるべく解消できるようにしましょう。

・送信時間帯を考慮する
応募者は連絡を通して会社の勤務の実態を把握しようとしています。
担当者からの連絡が営業時間外ばかりだったり、深夜であると、「残業が多いのかも...」「この時間でもいつも働いているのか...」と不要な憶測を生んでしまいます。
早急な返信が必要な場合以外は、営業時間内にメッセージのやり取りを完了できるように対応しましょう。

ここまで、選考離脱を防ぐ応募者への連絡方法とメッセージ内容の解説をいたしました。
応募者にとって分かりやすく、行動に移しやすいメッセージの送信を心がけましょう。

メッセージテンプレートを使用すれば、連絡の漏れがなくなり、担当者間での対応の差を減らすことができるようになります。
自社の採用選考フローにあわせて、各選考段階毎のメッセージをあらかじめ用意しておきましょう。

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