【2025年】中小企業の採用活動が成功する書類選考！具体的なアクションも解説

この記事を書いた人

藤村俊太郎

愛知県知多市出身。愛知県立明和高校→慶應義塾大学卒業。高卒採用・大卒採用・中途採用のプロフェッショナル。年間4,000件以上の採用をマッチングさせる転職サービスの開発・運用を経験。自社採用部署における、新卒採用の立ち上げ・採用広報部署の立ち上げ・社員定着戦略/仕組みの構築を行う。採用戦略の構築とインハウス化が得意。

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中小企業の採用担当者が直面する、
「応募者が少ない中、誰を面接に呼ぶべきか悩む」
「書類選考で本当に見るべきポイントが分からない」
という悩み。

限られた人員・コストの中で、いかに効率的かつ的確に人材を見極めるかが、採用活動の成否を分けます。
この記事では書類選考の重要性と、実際に現場で使える具体的なアクション、そして選考後の連絡方法まで、実践的なノウハウを解説します。

書類選考は「足切り」ではなく、自社の未来を共に創る仲間を見極める最初の大切なステップです。
特に中小企業では、応募者の“伸びしろ”や“可能性”まで見抜くことが重要です。

書類選考は必要条件の確認とポテンシャルの発掘がメインの目的となり、求職者の条件と人柄・成長意欲が確認するポイント。

選考フローとしては書類選考の後に、面接選考・最終判断が行われるのが一般的。
具体的な適正やスキルの見極め、入社後の活躍イメージ・社風との相性などは面接選考で判断することが可能です。

書類選考の時点で厳しい基準を設けることは一見効率的に見えますが、
本来活躍できた求職者を見逃してしまう可能性があるため、お勧めはできません。

選考フローの全体像

書類選考で確認すべき4つのポイント
この章では、書類選考で必ず確認すべき4つのポイントと、それぞれの具体的なアクションを紹介します。

書類選考で必ず確認すべき4つのポイント

1.基本条件の確認
求人票に記載した必須条件（学歴、職歴、資格など）を満たしているかの確認は、最初のフィルターです。
特に資格職や専門職では、資格の有無や取得時期も要チェックです。

具体的アクション

2. 経歴の一貫性と具体性
職歴や実績が自社の業務とどの程度関連しているかを見ます。
転職回数や短期離職が多い場合は、その理由も確認しましょう。
具体的なプロジェクトや成果が書かれているかも重要です。

中でも「職歴の内容」「業務内容の具体性」「実績の明記」「転職理由の納得感」などのポイントは必ず確認しましょう。
学生の場合には学生時代の活動、実績を確認します。

具体的アクション

3. ポテンシャル・成長意欲
未経験分野からの応募でも、過去の経験や志望動機から「自社で活躍できる素養」が感じられるかを見ます。
異業種での成果や、学び続ける姿勢も評価対象です。

中でも「志望動機」「経験の応用力」「成長意欲」などのポイントは必ず確認しましょう。
具体的には以下の表のチェック例を見ることで確認が可能です。

ポテンシャル・成長意欲のチェック方法

具体的アクション

4.書類の丁寧さ・社会人マナー
誤字脱字や日本語表現、書類の清潔感も大切です。
修正液の使用や筆記具の種類など、細かな部分に人柄が表れます。
文章の論理性や簡潔さ、読み手への配慮も確認しましょう。

中でも「誤字脱字がないか」「文章が簡潔か」「署名・日付が正しいか」などのポイントは必ず確認しましょう。

具体的アクション

この章では、面接案内・不採用通知の具体的なアクションと、連絡の工夫を紹介します。

面接に進む場合
書類選考通過の連絡は、できるだけ早く行います。
理想は24時間以内、遅くとも1週間以内が目安です。
メールで面接日程調整や必要書類の案内も同時に伝えます。

面接案内メール例（要点のみ）

具体的アクション

面接に進まない（不採用）の場合
不採用通知は、原則3営業日以内、遅くとも1週間以内にメールで送ります。
テンプレート文だけでなく、応募への感謝や今後の活躍を祈る一文を添えましょう。

不採用通知メール例（要点のみ）

具体的アクション

応募者への連絡については、下の記事にてテンプレート付きの詳細解説をしています。
ぜひご確認ください。

連絡の工夫
応募者の不安を減らすため、選考結果の目安時期を事前に伝えます。
連絡が遅れる場合は、その旨を早めに案内しましょう。
誠実な対応が、企業イメージ向上につながります。

連絡タイミングの目安

具体的アクション

書類選考は、単なる「落とす」工程ではありません。
応募者一人ひとりの“伸びしろ”や“自社との相性”を見抜く場です。

これまで紹介した書類選考のポイントとアクションを総まとめして整理します。

具体的アクションのまとめ

一通一通の書類に、誠実に向き合いましょう。
それが、あなたの会社の“人”の力を最大化する第一歩です。
書類選考の“見極め力”を高めることで、最良の人材との出会いが生まれ、会社の未来が大きく変わります。

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